Designagentur finden: Leitfaden + Entscheidungsmatrix

In 7 Schritten zum passenden Design-Dienstleister

Von Agenturgrößen über Leistungen bis zum Angebot: So kommen Sie in 7 Schritten zu einer fairen, dokumentierten Agentur-Auswahl.

Mit unserer interaktiven Excel-Matrix gewichten Sie Kriterien und erhalten einen Gesamt-Score auf einen Blick.

Kriterien gewichten und Angebote fair vergleichen: Entscheidungsmatrix (Excel, 12 KB) herunterladen.

1. Vor der Agentursuche: 5 Punkte, die Ihnen Zeit sparen

Auf der Suche nach einem Design-Dienstleister stellen sich viele Unternehmen die Frage: „Welche Art Agentur ist die richtige für mich?”

Es kommt nicht nur auf die Größe der Agentur an. Faktoren wie Erfahrung und zwischenmenschliche Beziehungen spielen eine wichtige Rolle.

Diese Punkte sollten Sie schon im Vorfeld klären:

1. Worum geht’s genau?
   Was soll durch das Projekt sichtbar besser werden? Welche Ergebnisse sind wichtig (z. B. neue Website, Markenbasis, Landingpages)?
2. Wie viel können/wollen wir investieren? Was ist ein realistischer Budgetrahmen?
3. Wer ist intern beteiligt? Wer gibt Input, wer entscheidet am Ende? Wie viele Freigaben sind realistisch?
4. Bis wann soll das Projekt fertig sein? Gibt es feste Termine (Messe, Kampagne, Saison)? Was ist ein sinnvolles Start-/Zieldatum?
5. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein?Welche Punkte sind Pflicht? Z. B. bestimmtes CMS, Barrierefreiheit, Corporate-Schriften, interne Tools.

Checklist

• Ziel und Ergebnis
• Budgetrahmen
• Beteiligte Personen
• Termine und Meilensteine
• Anforderungen

Projektgröße, Komplexität, Budget und die gewünschte Zusammenarbeit bestimmen, welcher Partner zu Ihnen passt. Unser Überblick zeigt Stärken und Grenzen. So sehen Sie in wenigen Minuten, welche Art von Agentur die richtige ist.

Freiberufler/Einzelunternehmer 

Eine Person, spezialisiert, flexibel – mit persönlicher Handschrift.

Für kleine, klar umrissene Aufgaben mit individueller Handschrift.

Typisch: Logodesign, Key-Visuals, einzelne Layouts/Module, kleinere Web-Projekte.

Stärken: Direkter Draht, schnelle Entscheidungen, oft günstiger.

Grenzen: Kapazität und Bandbreite sind naturgemäß limitiert.

Geeignet für: Kleinere Projekte mit klaren Anforderungen, individuelle Stilfragen.

Budget-Orientierung: eher niedriger Bereich (bis ca. 5.000 €).

Beispiele: Logo & Basiselemente für ein kleines Unternehmen; Illustrationen; einzelne Seiten-/Modul-Designs.

Herausforderungen: Weniger Multidisziplinarität; bei größerem Umfang Engpässe möglich.

Designbüro/kleine Designagentur

Kleines Team (2 – 5 Personen), Kombination aus persönlicher Beratung und Kreativität, hoher Designanspruch.

Für hochwertiges Design und direkten Austausch.

Typisch: Corporate Design, Rebranding, Website-Konzeption, Webdesign, Brand-Guidelines.

Stärken: Hochwertige Gestaltung, kurzer Weg zu den Kreativen, schnelle Reaktionen, längerfristige Zusammenarbeit.

Grenzen: Für sehr große Projekte kann die Kapazität zu klein sein.

Geeignet für: Mittelgroße Projekte, wenn Qualität und Tempo wichtig sind.

Budget-Orientierung: mittlerer Bereich (ca. 5.000–50.000 € je nach Umfang).

Beispiele: CD-Relaunch mit Guidelines; Website-Konzeption & -Design; kreative Teilkampagnen.

Herausforderungen: Bei vielen Teilprojekten parallel ggf. Grenzen – frühzeitig Meilensteine planen.

Kleine Werbeagentur

Oft inhabergeführt (5 –1 5 Personen).

Beratung + Kommunikation aus einer Agentur.

Typisch: Markenentwicklung, Websites, Werbekampagnen, Content-Bausteine.

Stärken: Bandbreite, planbare Prozesse, feste Ansprechpersonen.

Grenzen: Bei extrem großen/mehrstufigen Vorhaben stößt die Kapazität irgendwann an Grenzen.

Geeignet für: Wachsende Unternehmen, die neben Design Strategie & Betreuung wünschen.

Budget-Orientierung: mittel bis höher (ca. 50.000–200.000 € je nach Scope).

Beispiele: Markenstrategie und Werbekampagnen; Onlineshops; integrierte Kommunikationsmaßnahmen.

Herausforderungen: Enges Timing/Scope-Changes sauber managen – klare Runden & Abnahmen definieren.

Große Agentur

Skalierbare Teams für einzelne Disziplinen.

Für sehr große, komplexe oder internationale Vorhaben mit vielen Stakeholdern.

Stärken: Skalierung, Vielseitigkeit, belastbare Abläufe.

Grenzen: Höhere Preise und formalere Abläufe; bei kleineren Budgets besteht die Gefahr von Standard-Lösungen.

Geeignet für: Unternehmen mit hohem Budget und komplexen Anforderungen über viele Kanäle/Regionen.

Budget-Orientierung: höher (ab ~200.000 € aufwärts, abhängig vom Programm).

Beispiele: Globales Branding, integrierte Multi-Channel-Kampagnen, internationale Rollouts.

Herausforderungen: Geschwindigkeit/Spontanität kann leiden; persönlicher Draht geringer.

• Fokus & Können
  Passt das Leistungsspektrum (Branding/Corporate Design/Webdesign) exakt zu Ihrem Vorhaben?
• Referenzen mit Substanz
  Gibt es vergleichbare Projekte – inklusive Vorgehen und Ergebnis, nicht nur schöne Bilder?
• Team & entsprechende Erfahrung
  Wer arbeitet wirklich an Ihrem Projekt? Gibt es eine feste Ansprechperson und eine klare Vertretung?
• Arbeitsweise & Zeitplan
  Wie werden Korrekturen strukturiert, damit das Projekt im Budget und im Zeitplan bleibt? Welche Meilensteine gibt es?

• Klare Angebote
  Leistungsumfang, Anzahl Korrekturen, Nutzungsrechte, Termine – verständlich beschrieben?
• Erreichbarkeit & Feedback
  Wie schnell bekommen Sie qualifizierte Rückmeldungen? Wie werden Entscheidungen dokumentiert?
• Nachbetreuung
  Übergabe mit Brand-Guidelines, saubere Daten, Support nach Go-live – ohne Abhängigkeiten.

Eine Entscheidungsmatrix macht die Agenturauswahl vergleichbar und transparent: Erste Eindrücke werden in Kriterien, Gewichte und Punkte übersetzt. So sehen Sie in wenigen Minuten, welcher Anbieter am besten zu Ziel, Budget und Arbeitsweise passt.

Ihre Entscheidung ist nachvollziehbar, teamfähig und argumentierbar. Das reduziert Bauchgefühl und führt zu einer belastbaren Shortlist.

So gehen Sie vor: Suchen Sie passende Agenturen, gewichten Sie die Kriterien nach Wichtigkeit und vergeben Sie pro Anbieter Punkte. Die Tabelle errechnet daraus automatisch eine gewichtete Gesamtnote (in %). Kriterien gewichten und Angebote fair vergleichen: Entscheidungsmatrix (Excel, 12 KB) herunterladen.

Wenn Ihre Shortlist steht, kontaktieren Sie die Agenturen und vereinbaren Sie einen kurzen Erstcall.

Vier Antworten reichen, um weiterzumachen oder auszusortieren:

• Wer arbeitet an unserem Projekt? 
• Wie läuft der Prozess – und wie bleibt er im Zeitplan?
• Welche Ergebnisse sind verbindlich enthalten? 
• Bis wann sehen wir was? 

Die Antworten auf diese Punkte zeigen schnell, ob es fachlich und menschlich passt – und ob sich die Anfrage eines Angebots lohnt.

12 Fragen für das Erstgespräch

Die folgenden Fragen greifen Punkte auf, die Entscheider bei der Agenturauswahl bewegen: Erreichbarkeit, Zeitplan, Transparenz, Qualität.

1. Wer arbeitet konkret an unserem Projekt? (Rollen, Erfahrung)
2. Gibt es eine feste Ansprechperson – und eine Vertretung?
3. Welche ähnlichen Projekte haben Sie umgesetzt (Branche/Größe)?
4. Wie halten Sie Korrekturen kurz?
5. Welche Ergebnisse sind fix enthalten (Dateien, Formate, Brand-Guidelines)?
6. Wie stellen Sie Konsistenz über Kanäle sicher?
7. Wie gehen Sie mit Änderungen um?
8. Welche Timings sind realistisch – wovon abhängig?
9. Wie sind Nutzungsrechte geregelt?
10. Wie läuft die Übergabe/Schulung?
11. Wie bleiben wir im Budget?
12. Wie gut erreiche ich Sie im Alltag?

Sie sind auf unsere Antworten gespannt?

5. Angebote einholen: fair und vergleichbar

Nach den Erstgesprächen haben Sie jetzt 2 – 3 Favoriten. Der nächste Schritt: Vergleichbare Angebote einholen.

Nutzen Sie klare Leistungsdefinitionen, Anforderungen an das Projekt. Orientieren Sie sich an der folgenden Struktur und bitten Sie die Anbieter, sie im Angebot zu berücksichtigen.

1) Unternehmen, Markt, Positionierung

Wer sind Sie, für wen arbeiten Sie, wofür stehen Sie? Beschreiben Sie Branche, Zielgruppen, Kernnutzen/USP und 2–3 relevante Wettbewerber.

Skizzieren Sie Tonalität und Markenbild (z. B. „klar, nahbar, technisch“) sowie Besonderheiten Ihres Marktes.

2) Anforderungen an das Projekt

Was soll entstehen – und welche Wirkung soll es haben? Formulieren Sie Ziele und Erfolgskriterien und definieren Sie den Leistungsrahmen klar und einheitlich, damit Angebote wirklich vergleichbar sind:

• Leistungsdefinition (Stückliste): z. B. Logodesign (Logo und Logo-Varianten), Farb- & Typo-System, 10 Anwendungsbeispiele, Brand-Guidelines (12 Seiten); Für Web-Projekte: Konzeption & Design für bis zu X Kernseiten, Design & Designsystem, Übergabe an Entwicklung.
• Qualitäts- und Umfangskriterien: z. B. 2 Designrichtungen, 3 Motiv-/Formatvarianten, max. 6 Kernseiten im Webdesign.
• Abgrenzungen: Was ist nicht angefragt (z. B. Naming, Fotografie, Programmierung/Shop, Tracking).
• Gewünschter Ablauf der Zusammenarbeit: 2 Entwurfsrunden + 1 Finalrunde (eine Runde = gebündeltes Feedback + Überarbeitung); klare Abnahmepunkte je Meilenstein. Wöchentlicher 30–45-Min-Abstimmungstermin. Reaktionszeit i. d. R. 1–2 Werktage, Eilfälle: kurze Rückmeldung am selben Tag.
• Nutzungsrechte: Medien & Dauer benennen (Print, Web, Social, Messe; i. d. R. zeitlich/örtlich unbeschränkt.
• Übergabe & Abnahmen: Meilensteine mit Abnahme (Kick-off, Entwürfe, Finalisierung, Übergabe); Übergabe-Inhalte auflisten (Guidelines, offene Dateien, Exportformate, Zugänge), optional Einweisung/Hand-over.
• Beispiele/No-Gos: 1–2 Referenzen als Richtung, plus Dinge, die Sie nicht möchten.

Listen Sie vorhandene Inhalte/Assets (Logo, Farben, Texte, Bilder) und technische Rahmenbedingungen auf. Geben Sie Beispiel-Referenzen und No-Gos an.

3) Organisatorisches

• Wer ist die Ansprechperson in Ihrem Unternehmen und wer entscheidet (Kernrunde, max. drei Personen)?
• Welcher Zeitplan ist realistisch (Kick-off, Entwürfe, Finalisierung, Übergabe) und wie sieht der Feedback-Rhythmus aus?
• Optional das geplante Budget als Range.

6. Angebote vergleichen: Darauf kommt es an

Ein gutes Angebot ist mehr als eine Zahl. Seriöse Agenturen investieren Zeit, um Ihr Vorhaben zu verstehen und ein passendes Vorgehen vorzuschlagen.

Vergleichen Sie deshalb nicht nur den Preis, sondern auch das Verständnis für Ihr Ziel, die Klarheit des Leistungsrahmens, den Realismus im Zeitplan und ob die Arbeitsweise zu Ihnen passt.

Wenn etwas unklar ist oder nicht optimal zu Ihrer Situation passt, fragen Sie nach und bitten Sie um eine gezielte Anpassung.

Die meisten Agenturen verstehen sich als Partner ihrer Kunden: Ihr Ziel ist eine Win-Win-Konstellation, die nur mit offener Kommunikation funktioniert. Ein kurzer Klärungs-Call oder – wenn zwei Angebote dicht beieinander liegen – ein kleines Pilotprojekt zeigt schnell, ob die Zusammenarbeit fachlich und menschlich trägt.